TÜRKİYE GAZETECILER SENDIKASI (TGS)
İÇ KONTROL REHBERİ

MADDE 1. Amaç:

İç Kontrol Rehberi Türkiye Gazeteciler Sendikası (TGS) İç Kontrol Rehberi etkili bir iç kontrol sisteminin işleyişi için gerekli olan amacı, hedefleri, bileşenleri, ilkeleri ve katılımcıları tanımlamaktadır.

MADDE 2. Kapsam:

TGS Tüzüğüne, TGS Yönetmeliklerine, TGS politikalarına ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere oluşturulmuştur.

İç Kontrol Rehberi’nin hedefini TGS Merkez Yönetim Kurulu ve çalışanları, TGS Şube yöneticileri ve çalışanları oluşturmaktadır. İç kontrol hedeflerine ulaşılmasında TGS’nin her düzeyindeki personelin ve personel dışı kişilerin rollerini ve sorumluluklarını ve TGS’nin iç kontrolün etkililiğini izleme ve değerlendirme yollarını da belirtir.

Değişen koşullar ve ihtiyaçlar çerçevesinde zaman içerisinde revize edilebilecek şekilde Şubat 2024 tarihinde hazırlanan bu Rehber, her yıl gözden geçirilecektir.

MADDE 3. İlkeler:

TGS iç kontrolü, TGS’nin yönetim organı, yönetimi veya diğer personeli tarafından etkilenen, aşağıdaki kategorilerdeki hedeflere ulaşılmasına ilişkin makul güvence sağlamak üzere tasarlanmış bir süreç olarak tanımlamaktadır.

• Operasyonların Etkinliği ve Verimliliği – bunlar, programatik ve operasyonel performans hedefleri ve varlıkların kayba karşı korunması da dahil olmak üzere, TGS hedeflerini gerçekleştirmek amacıyla program/proje ve operasyon yönetiminin etkinliği ve verimliliği ile ilgilidir.

• Raporlama Hedefleri – bunlar iç ve dış mali ve mali olmayan raporlamayla ilgilidir ve güvenilirliği, güncelliği, şeffaflığı veya düzenleyiciler tarafından belirlenen diğer şartları kapsar,

• Uyumluluk hedefleri – bunlar, TGS Tüzüğü ve TGS Yönetmelikleri, TGS Politika Belgeleri, TGS Genel Kurul ve Yönetim Kurulu kararları, direktifleri olmak üzere, TGS’nin tabi olduğu yasa ve düzenlemelere uymakla ilgilidir.

MADDE 4. İç Kontrol Uygulama Yöntemi

Uluslararası düzeyde kabul gören iç kontrol, kurumun hedeflerine ulaşması için makul güvence sağlamak üzere tasarlanmış olan bir sistemdir. TGS, İç kontrolün uygulanması için bu sistemin en iyi bilinen modeli olan Comittee of Sponsoring Organizations (COSO) İç Kontrol – Entegre Çerçeve (“COSO çerçevesi”)’den yararlanmıştır. COSO çerçevesinde iç kontrol; kurumdaki iş ve eylemlerin mevzuata uygunluğunu, mali ve yönetsel raporlamanın güvenilirliğini, faaliyetlerin etkililiği ve etkinliği ile varlıkların korunmasını sağlamayı amaçlar.

Bu sistem etkili bir iç kontrol sisteminin temel unsurlarını ve ilkelerini organize etmeye, uygulamaya ve değerlendirmeye yönelik bir araç olan beş bileşeni içerir: (i) Güçlü bir kontrol ortamı; (ii) Riskin aktif değerlendirmesi; (iii) Kontrollerin seçici olarak konuşlandırılması; (iv) Etkili ve zamanında bilgi ve iletişim; ve (v) Sürekli ve periyodik izleme faaliyetleri. Bu beş bileşen, on dokuz ilkeyle desteklenmektedir.

İç kontrolün hayata geçirilmesi için iki kritik temel bulunmaktadır. Bunlar:

• TGS Yönetim Kurulu Üyeleri, Çalışanlar: net hedefleri, yetkileri, sorumlulukları, rolleri ve sorumlulukları olan; en yüksek verimlilik, yeterlilik ve dürüstlük standartlarıyla hareket etmek; rutin eğitim ve performans geri bildirimi almak; iç kontrol konularının raporlanması için açık iletişim kanallarına erişim ile);

• Süreçler: (a) açıkça tanımlanmış olmalıdır; (b) önleyici, tespit edici ve düzeltici kontrollerin seçici olarak uygulanması yoluyla riski azaltmak; (c) verimlilik ve etkililik (maliyet etkinliği dahil) açısından düzenli olarak izlenir;ve (d) uygulama deneyimi ve denetim ve değerlendirme bulguları yoluyla sürekli olarak geliştirilmeli;

MADDE 5. İç Kontrol Çerçevesi Bileşenleri

Bileşen 1: İç Çevre

TGS genelinde iç kontrolün yürütülmesine temel oluşturan standartlar, süreçler ve yapılar dizisidir. Bu, iç kontrolün önemi ve beklenen davranış standartlarına ilişkin üst kademedeki tavrın belirlenmesini içerir. İç kontrolün diğer tüm bileşenlerinin temelini oluşturur. İç Çevre bileşenini destekleyen ilkeler şunlardır:

1. Dürüstlük ve Etik Değerler: TGS, dürüstlük ve etik değerlere bağlılık göstermektedir ve etik davranış standartlarına sahiptir. TGS çalışanlarını görevlerini dürüstlükle yerine getirmeye teşvik eder.

2. Yönetim Kurulu Gözetimi: Yönetim Kurulu iç kontrole yönelik destekleyici tutumu benimsemiş olup, bu yönetimden bağımsız olan ve iç kontrolün geliştirilmesi ve uygulanmasını gözeten bir Denetleme Kurulu vardır.

3. Yapı, Yetkiler ve Sorumluluklar: Raporlama ilişkileri, sorumlulukların atanması ve yetki devri de dahil olmak üzere bir organizasyon yapısı tanımlanır ve çalışanlara açıkça iletilir.

4. İnsan Kaynakları Politikaları ve Uygulamaları: TGS’nin hedeflerine ulaşabilmesi amacıyla alanında yetkin kişileri istihdam etmek, çalışanlarının gelişimine katkı koymak ve nitelikli çalışanı elde tutmak ve performans değerlendirmesi için politikalar ve prosedürler oluşturulur.

5.Hesap Verebilirlik: Yetki devri de dahil olmak üzere, hedeflerin gerçekleştirilmesinde bireyleri iç kontrol sorumluluklarından sorumlu tutacak politikalar ve prosedürler oluşturulur.

Bileşen 2: Risk Değerlendirmesi

TGS iç zayıflıklar ve dışsal etkileri göz önünde bulundurarak hedeflere ulaşılmasına yönelik ilgili riskleri tanımlamıştır. Risk Değerlendirme bileşenini destekleyen ilkeler şunlardır:

6. Hedeflerin Belirlenmesi: TGS’nin stratejik yönü ve öncelikleri belirlenmiştir.

7. Riskin Belirlenmesi: TGS genelinde hedeflere ulaşılmasının önündeki riskler, risklerin kabul edilmesi, kaçınılması, azaltılması veya paylaşılması gibi nasıl yönetilmesi gerektiğinin belirlenmesine bir temel olarak tanımlanır.

8.Risk İzleme: Riski etkileyebilecek önemli iç ve dış değişiklikler belirlenerek analiz edilir.

Bileşen 3: Kontrol Faaliyetleri

TGS Yönetiminin hedeflere ulaşmaya yönelik riskleri azaltmaya yönelik direktiflerinin uygulanmasını sağlamaya yardımcı olan politikalar ve prosedürler aracılığıyla oluşturulan eylemlerdir. Kontrol faaliyetleri TGS’nin tüm düzeylerinde, iş süreçlerinin çeşitli aşamalarında gerçekleştirilir. Önleyici ve tespit edici kontrollerin etkili bir şekilde uygulanması yoluyla hızlı müdahale imkanı elde edilir. Kontrol Faaliyetleri bileşenini destekleyen ilkeler şunlardır:

9. Kontrol Faaliyetlerinin Seçimi ve Geliştirilmesi: Risklerin kabul edilebilir düzeylerde yönetilmesine katkı sağlayan kontrol faaliyetleri, operasyonel ortam dikkate alınarak seçilir ve geliştirilir. Faaliyetler ve mali kara ve işlemler yazılı hale getirilir ve çalışanlara bildirilir.

10. Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılır.

11. Politika ve Prosedürler: İş süreçlerinin sürekliliğini sağlamak için günlük faaliyetlere entegre edilmiş kontrol prosedürleri geliştirilir.

12. Bilgi Sistemleri Üzerindeki Genel Kontrol Faaliyetleri: Bilgi sistemlerine yönelik genel kontrol faaliyetleri, TGS’nin hedeflerine ulaşmasını desteklemek üzere seçilir, geliştirilir ve değerlendirilir.

Bileşen 4: Bilgi ve İletişim

İç kontrolün diğer bileşenlerinin işleyişini desteklemek için hem iç hem de dış kaynaklardan ilgili ve kaliteli bilgilerin tanımlanmasını, elde edilmesini veya üretilmesini ve kullanılmasını içerir. Aynı zamanda gerekli bilgilerin, yönetimin ve çalışanların sorumluluklarını yerine getirmesini sağlayacak bir form ve zaman çerçevesinde iletilmesini de içerir. Bilgi ve İletişim bileşenini destekleyen ilkeler şunlardır:

13. Bilgi ve Raporlama: İç kontrollerin, karar vermenin, gözetimin ve izlemenin işleyişini desteklemek için ilgili ve kaliteli bilgiler elde edilir veya üretilir.

14. Kayıt ve Dosyalama: TGS gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sisteminde Kişisel Verilerin Korunması’na yönelik gerekli tedbirler alınır.

15. İç İletişim: Çalışanların bireysel olarak görevlerini yerine getirebilmeleri için ihtiyaç duydukları bilgilere sahip olmalarını sağlamak ve iç kontrolün işleyişini desteklemek amacıyla etkin ve verimli bir iç iletişim sistemi mevcuttur.

16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturulur.

17. Dış İletişim: Gerekli dış kaynaklı bilgilerin alınması ve katkıda bulunanlar, ortaklar, yönetim ve gözetim organları gibi dış paydaşlara, gereksinimler ve beklentilere yanıt olarak iç kontrolün işleyişini etkileyen konularda gerekli, ilgili ve kaliteli bilgilerin sağlanması için verimli ve etkili bir dış iletişim sistemi mevcuttur.

Bileşen 5: İzleme

İç kontrolün beş bileşeninden her birinin mevcut ve işlevsel olup olmadığının değerlendirilmesini içerir. Bu, devam eden izleme faaliyetleri, ayrı incelemeler veya ikisinin birleşimi yoluyla gerçekleştirilir. İzleme bileşenini destekleyen ilkeler şunlardır:

18. Sürekli ve/veya Ayrı İzleme: İş süreçlerinde yerleşik olan iç kontrol bileşenlerinin her birinin etkili bir şekilde işlediğini tespit etmek için sürekli ve/veya ayrı incelemeler seçilir, geliştirilir ve gerçekleştirilir.

19. İç Kontrol Eksikliklerinin Raporlanması: İç kontrolün işleyişindeki eksiklikler sistematik olarak değerlendirilerek düzeltici önlem almaktan sorumlu olanlara raporlanır. Bildirilen eksikliklerin giderilmesi için uygun düzeltici faaliyetler zamanında gerçekleştirilir.

MADDE 6. Denetleme Organı ve Süreç Hakkında

Madde 6.1. TGS İç Kontrol Şeması

Madde 6.2. İşleyiş Hakkında Açıklama:

Türkiye Gazeteci Sendikası (TGS) İç Kontrol mekanizması şu şekildedir.

Sendika ve proje personeli haftalık olarak Genel Sekreter’e o hafta yapılacak faaliyetleri bildirir. Ayrıca aylık olarak her birime özel hazırlanmış rapor formatını hazırlayarak Genel Sekreter’e gönderir.

Genel Sekreter aylık faaliyetleri, Genel Mali Sekreter aylık finans raporlarını aylık olarak yapılan Yönetim Kurulu gündemine sunar. Altı ayda bir Genel Merkez Denetleme Kurulu sendikanın tüm faaliyetlerini ve mali harcamalarını denetler.